ตัวอย่างใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิลที่มาตรฐานควรมีอะไรบ้าง ?

ตัวอย่างใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิลที่มาตรฐานควรมีอะไรบ้าง ?

“ใบแจ้งหนี้” หรือ “ใบวางบิล” ถือเป็นสิ่งสำคัญที่ใช้เป็นหลักฐานในการเบิกและแจกแจงค่าใช้จ่ายส่วนต่างๆ ไปยังลูกค้าหรือคู่ค้า ให้ทราบจำนวนเงินและรายละเอียดต่างๆ ที่ต้องชำระค่าสินค้า, ค่าบริการ เป็นต้น โดยเฉพาะเจ้าของธุรกิจและฟรีแลนซ์ต้องวนเวียนทำเอกสารเหล่านี้อยู่เป็นประจำทุกเดือน สำหรับใครที่มีแบบฟอร์มตายตัวเพียงแค่กรอกข้อมูลลงไปอย่างเดียว คงไม่ต้องเสียเวลายุ่งยากในการทำขึ้นมาใหม่ แถมไม่ต้องกังวลในเรื่องของข้อมูลว่าขาดตกบกพร่องจุดไหนไปบ้าง แต่สำหรับมือใหม่อาจจะยังไม่ทราบว่าตัวอย่างใบแจ้งหนี้แบบไหนที่ได้มาตรฐาน ครบครันทุกรายละเอียด ต้องมีส่วนประกอบอะไรบ้าง หากพร้อมแล้วมาดูข้อมูลของตัวอย่างใบแจ้งหนี้กันได้เลย


ตัวอย่างใบแจ้งหนี้ที่ได้มาตรฐานต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง ?

ใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล ต้องมีข้อมูลสำคัญของลูกค้าและตัวคุณอยู่ในเอกสารอย่างครบครัน เพราะหากขาดตกบกพร่องส่วนใดส่วนหนึ่งไปนั้น มีโอกาสที่จะโดนปฏิเสธไม่สามารถทำการเบิกค่าใช้จ่ายและค่าบริการได้เช่นกัน เพราะสำหรับลูกค้าหรือบริษัทขนาดใหญ่จะต้องทำการเก็บเอกสารเหล่านั้นไว้เป็นหลักฐาน เพื่อสรุปยอดในแต่ละเดือนรวมไปถึงเรื่องของภาษี ซึ่งมาดูกันว่าตัวอย่างใบแจ้งหนี้ต้องประกอบไปด้วยอะไรบ้าง     

      

ข้อมูลของผู้ออกใบแจ้งหนี้

ข้อมูลของผู้ออกใบแจ้งหนี้ต้องระบุรายละเอียดต่างๆ ไว้อย่างถูกต้องตรงความเป็นจริงทุกประการ ไม่ว่าจะเป็นวันที่ออกเอกสาร, เลขที่ใบแจ้งหนี้, ชื่อผู้ขอเบิก, ที่อยู่บริษัท, เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัท หรือส่วนบุคคลที่อยู่บนบัตรประชาชน 13 หลัก, เบอร์โทรติดต่อที่สามารถติดต่อได้จริง และที่สำคัญลายเซ็นของผู้วางบิล หากขาดข้อมูลส่วนใดไปเพียงแค่อันเดียว ใบแจ้งหนี้นั้นจะไม่สมบูรณ์แบบทันที

ข้อมูลของลูกค้าหรือคู่ค้า

ข้อมูลของลูกค้าหรือคู่ค้าถือเป็นหัวใจสำคัญที่ต้องกรอกข้อมูลอย่างละเอียด ตามข้อตกลงในเรื่องของค่าใช้จ่ายที่ตกลงกันเอาไว้ โดยต้องมีชื่อบุคคล หรือบริษัทผู้ว่าจ้าง, ที่อยู่บริษัท, เลขประจำตัวผู้เสียภาษี, รายละเอียดของสินค้า และค่าบริการที่ต้องแยกเป็นสัดส่วนให้เห็นสิ่งที่ต้องชำระ, สรุปยอดรวมทั้งหมด รวมไปถึงวันที่กำหนดชำระเงินให้ชัดเจน

ทั้ง 2 ส่วนข้างต้นถือเป็นองค์ประกอบสำคัญของตัวอย่างใบแจ้งหนี้ที่ได้มาตรฐานต้องมี เพื่อความสมบูรณ์และดูเป็นมืออาชีพ ที่สำคัญก่อนส่งใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิลไปให้ลูกค้า ต้องไม่ลืมตรวจสอบข้อมูลรายละเอียดต่างๆ ให้ถี่ถ้วน เพื่อลดปัญหาความล่าช้าที่อาจจะถูกตีกลับมาให้แก้ไข หรือเพิ่มเติมข้อมูล เพราะไม่อย่างงั้นเงินที่ควรจะได้รับในวันที่กำหนด อาจจะล่าช้ารอไปอีกหนึ่งรอบบิลได้อีกด้วย         

           

Comments

Share Tweet Line